Organizando las ganas

Algo común en mi vida es llegar tarde, no exageradamente tarde pero igual sigue siendo tarde. Y aunque quizás por vivir en México (ciudad en donde mucha gente llega tarde) podría pensar que es normal o reconfortarme pensando que es culpa del tráfico, la realidad es que no lo es. No es normal y no es culpa del caos de la ciudad, es mi mala organización y es algo que odio en mí. Además de mi problema de puntualidad la semana pasada me di cuenta del relajo que es para mí organizar mi tiempo, de alguna forma siempre termino haciendo otras cosas y dejando de lado lo que si necesito hacer, lo que me lleva a tener que terminar todo bajo presión. Y soy buena trabajando bajo presión, (siempre he dicho eso) pero ha sido porque no me ha quedado de otra.

Por eso he decidido hacer un esfuerzo por cambiar estas conductas en mí afectan mi productividad y mi puntualidad principalmente, y que seguro me generan más problemas (como el desorden de mi cuarto). Creo que lo más difícil de hacer un cambio siempre es el ¿cómo?, por lo que me he dado a la tarea de investigar técnicas, métodos, tips, lo que sea que me pueda ayudar a hacer este giro en mi vida y quiero compartirlo con ustedes, por si hay algún desorganizado como yo.

Mientras hacía mi research encontré algo que me pareció mind blowing”, una frase que me parece que puede cambiar el sentido de cómo vemos las cosas por hacer: “LO MÁS VALIOSO QUE TIENES NO ES TU TIEMPO. SON TUS GANAS”Creo que si pensamos en términos de ganas podemos motivarnos a hacer más cosas que cuando sólo pensamos en obligaciones.

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Claramente no soy experta en esto, pero creo que lo primero es entender porque no nos logramos organizar o cuál es el problema a mejorar en nuestro sistema. Porque quizás para ti este no sea un gran problema, sino sólo una cuestión de hacer ajustes, pero igual hay que empezar por identificar al escalón más débil. Conmigo el principal problema es que no soy realista con mi tiempo, siempre me confió, y si a eso le sumo lo fácil que me distraigo, es una receta perfecta para el caos. Cuanto más tiempo tengo más tarde llego, conmigo aplica para reuniones o para entregas.

Pero sé que no es la única causa hay a quienes la organización les cuesta por no saber cómo empezar, o sienten que tienen demasiado por hacer y se abruman, o sienten que lo tienen que hacer perfecto y sino mejor no lo hacen, e incluso hay quienes no tienen problemas para empezar sino para terminar. En fin, causas hay muchas pero yo soy de las personas que creen que es mejor enfocarse en las soluciones y no tanto en el problema, para mí basta con reconocerlo.

Para empezar a cambiar esto decidí analizar como priorizaba mis tareas, y creo que en esto puede radicar el problema de muchos. Digamos que la cosa es entender cuál es el filtro que usamos para decidir qué hacer primero, si es lo que sea más importante, lo urgente, o lo que sentimos fácil. Yo usualmente priorizo lo que hay que entregar primero, pero cuando es algo personal, sin fecha límite, lo primero que hago es lo que considero más fácil, sea porque es lo que más me gusta o lo que mejor me sale. De acuerdo a lo que he leído las mejores opciones para priorizar son 3.

  1. Comerte la rana (Eat the frog).

O sea hacer la tarea más difícil o pesada primero, así no la postergas hasta que ya no tienes ganas de hacer nada.

  1. Utilizar la Matrix de Stephen Covey.

En ella anotas todas los pendientes de ese día y los categorizas dependiendo de su urgencia e importancia.

  1. El principio de Pareto, la regla del 80/20.

Identificar cuáles son las actividades (20%) que producen la mayor parte del trabajo (80%) y enfocarse en ellas.

Como dato adicional para que cualquiera de estos métodos funcione tenemos que anotar todo lo que debemos/queremos lograr en ese día o semana. En este punto yo he decidido empezar probando con comerme la rana.

Con las prioridades claras, pasemos a nuestro sistema de productividad. Es decir aumentar el tiempo de enfoque y reducir las distracciones. Para este punto encontré muchas opciones, así que les voy a presentar mi plan de acción. Pero primero quiero explicarles que aquí es donde entra la parte de las ganas. 717605ee55ef7f9272fbc90d5748b842

Muchas veces procrastinamos (aplazamos) porque no nos sentimos con ganas en ese momento, pero la cuestión es que un sueño es una intención llena de ganas, y ¿qué hacemos si no las tenemos? Yo propongo ligar las ganas con nuestras metas a más largo plazo, para que así como dijó Etienne Garbugli, “nos enfoquemos en los objetivos y no en las tareas, manteniendo la mirada en el premio real”.

Ahora sí, el plan de acción.

  1. CREAR UNA RUTINA, desde como empiezo mi día hasta para trabajar, en este punto también entra arreglar mi lugar de trabajo, para tener todo en orden y poder estar cómoda.
  2. Parte de esta rutina (pero con su propio punto) es PLANEAR MI DÍA Y/O MI SEMANA, dependiendo de si se todo lo que tengo que hacer en la semana. Lo que recomiendan es hacerlo al final o al inicio de cada día/semana. Importante: las tareas deben ser específicas, realizables y con fecha límite
  1. Para luchar contra la procrastinación tengo varios puntos.
    1. Identificar en que se me va más el tiempo, evitarlo o agendarlo.
    2. Dividir las tareas grandes durante diferentes días y en grupos similares para que sea más eficiente (método de acción)
    3. Tomar descansos pero en intervalos con trabajo ininterrumpido para evitar multitasking (al cerebro le toma 15 min recuperar la atención completa)            1 hr trabajo – 15 min descanso    //    25 min trabajo – 5 min descanso
  1. Y lo más importante, recordarme que no tiene que ser perfecto, solo tengo que empezar.

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Ya atacamos el problema, la motivación y tenemos un plan. Para mi este es el primer intento, y espero que funcione, pero hay que recordar que como todo cambio es un proceso y va a tomar tiempo. Quizás no funcione a la primera pero lo importante es no darse por vencidos y hacerle al plan los ajustes necesarios hasta que nos funcione.

 

Escucha el podcast de este tema. 

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